Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Syncscribe (Serhat Yavuzyılmaz şahıs girişimi; Sync-av ile aynı işletme) tarafından işlenmektedir. Bize destek@sync-av.co adresinden ulaşabilirsiniz. Syncscribe ile ilgili tüm başvurularınız için bu adresi kullanabilirsiniz.

Hangi kişisel verileri işliyoruz?

Teklif ve demo formları

• Ad soyad, e-posta adresi ve telefon numarası
• Şirket veya kurum adı
• Mesajınızda paylaştığınız bilgiler (örneğin etkinlik tarihi, dil ihtiyacı, katılımcı sayısı)
• Tanıtım e-postası iznine ilişkin tercihiniz
• Formun gönderildiği zaman, IP adresi ve tarayıcı bilgisi
• Sitemize hangi bağlantıdan geldiğiniz (kampanya etiketi, giriş sayfası, yönlendiren sitenin adı)

Toplantı katılım sayfası

• İsteğe bağlı olarak bıraktığınız e-posta adresi
• Katıldığınız toplantının kodu ve izin tercihiniz
• Kaydın oluşturulduğu zaman ve tarayıcı bilgisi

Bu veriler, formları doldurmanız üzerine elektronik ortamda toplanır.

Verilerinizi hangi amaçlarla işliyoruz?

• Teklif veya demo talebinize dönüş yapmak ve sizinle iletişime geçmek
• Talebinizin kaybolmaması için yedek kaydını tutmak ve bir iletim sorunu yaşanırsa ekibimizi bilgilendirmek
• Toplantı katılım sayfasında talep ettiğiniz, toplantıya tekrar giriş bağlantısını size e-postayla göndermek
• Teklif taleplerini önceliklendirmemize yardımcı olan otomatik bilgi etiketleri (kurumsal/bireysel, sektör, aciliyet gibi) oluşturmak
• İzin vermeniz hâlinde, hizmetlerimiz ve kampanyalarımız hakkında size e-posta göndermek
• Formların kötüye kullanılmasını önlemek ve hizmetin güvenliğini sağlamak

Hukuki sebepler

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (KVKK m.5/2-c): talebinize dönüş yapılması ve talep ettiğiniz tekrar giriş bağlantısının gönderilmesi
• Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f): yedek kayıt, iletim sorunlarında bildirim, taleplerin önceliklendirilmesi ve güvenlik
• Açık rıza (KVKK m.5/1): yalnızca tanıtım e-postaları için; izin vermemeniz talebinizin değerlendirilmesini etkilemez

Verileriniz kimlere aktarılır?

Kişisel verileriniz, yalnızca yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak, hizmetimizi sunmak için yararlandığımız altyapı sağlayıcılarıyla paylaşılır: web sitesi barındırma ve form kayıtları (Netlify), sunucu barındırma, veritabanı, yedek form iletimi, e-posta gönderimi, e-posta kutusu ve otomatik etiketleme hizmetleri. Canlı çeviri oturumlarında ayrıca, aşağıda açıklanan iki yapay zekâ hizmet sağlayıcısı veri işleyen olarak yer alır: Google LLC (Gemini API — canlı çeviri ve yazıya dökme) ve Anthropic PBC (Claude API — toplantı raporu).

Bu hizmetler yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılar tarafından sunulmaktadır; sunucumuz Almanya'da (Frankfurt) çalışmaktadır. Google ve Anthropic verileri Amerika Birleşik Devletleri'nde işlemektedir. Bu nedenle kişisel verileriniz yurt dışına, Amerika Birleşik Devletleri dahil, aktarılmaktadır.

Çerezler ve ölçüm araçları

Sitemizde, yalnızca onay vermeniz hâlinde, ziyaret istatistikleri için Google Analytics ve reklamlarımızın etkisini ölçmek için Meta Pikseli kullanılır. Bu araçlar tarayıcınıza çerez yerleştirebilir ve ziyaret ettiğiniz sayfalar, sitemize hangi bağlantıdan geldiğiniz ve bir formu başarıyla gönderdiğiniz bilgisini (formda yazdığınız bilgiler olmadan) Google ve Meta’ya iletir. Bu işlemenin hukuki sebebi açık rızanızdır (KVKK m.5/1). Onay vermezseniz bu araçlar yüklenmez ve formlarımız yine çalışır. Tercihinizi ana sayfamızın altındaki “Çerez tercihleri” bağlantısından dilediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Google ve Meta yurt dışında bulunduğundan bu veriler yurt dışına aktarılır.

Ana sayfadaki tanıtım videosu YouTube (Google) üzerinden sunulur ve yalnız oynat düğmesine bastığınızda youtube-nocookie.com adresinden yüklenir; bu durumda IP adresiniz ve tarayıcı bilgileriniz Google'a iletilir. Oynatmadığınız sürece YouTube'a bağlantı kurulmaz.

Canlı çeviri oturumları

Syncscribe Live oturumlarında konuşmacı mikrofonundan gelen ses, yalnızca anlık çeviri ve yazıya dökme için Google LLC'nin Gemini API hizmetine (Amerika Birleşik Devletleri) iletilir; ses kaydı tutulmaz. Katılımcıların telefonundan ses alınmaz.

Konuşmanın yazılı transkripti, oturumu açan müşterimiz adına veritabanımızda saklanır ve yalnızca o müşterinin hesabından erişilebilir. Oturum bittiğinde transkript; oturumu açan kişinin girdiği toplantı konusu, özel terimler ve katılımcı adı/unvan bilgileriyle birlikte, toplantı raporunun (yönetici özeti, kararlar, aksiyon maddeleri, soru-cevaplar) hazırlanması için Anthropic PBC'nin Claude API hizmetine (Amerika Birleşik Devletleri) gönderilir. Üretilen rapor transkriptle birlikte veritabanımızda saklanır.

Toplantı içeriği bakımından veri sorumlusu oturumu düzenleyen kurumdur; Syncscribe ve yukarıdaki hizmet sağlayıcılar veri işleyen konumundadır. Katılımcıların toplantının yazıya döküldüğü ve raporlandığı konusunda bilgilendirilmesi oturumu düzenleyen kurumun sorumluluğundadır.

Verilerinizi ne kadar süre saklıyoruz?

Kişisel verileriniz, hizmetin gerektirdiği süre ve yasal saklama yükümlülüklerimiz boyunca saklanır; bu süre sona erdiğinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Toplantı transkriptleri ve bunlardan üretilen raporlar oturum tarihinden itibaren 12 ay saklanır ve ardından otomatik olarak silinir; müşterimiz isterse daha önce silinir. Tanıtım e-postası izninizi geri aldığınızda, verileriniz bu amaçla işlenmez.

Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, bize başvurarak:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep edebilirsiniz,
• İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilirsiniz,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilebilirsiniz,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteyebilirsiniz,
• KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteyebilirsiniz,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilirsiniz,
• Verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz edebilirsiniz,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Tanıtım e-postası izninizi dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

Başvuru

Haklarınızı kullanmak için taleplerinizi destek@sync-av.co adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen yanıtı yetersiz bulmanız veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.